Office 2010 au quotidien

Voilà déjà plusieurs semaines que Office 2010 est disponible en version beta 2. Une version "Release Candidate" que l'on dit proche de la version finale est même en circulation chez les "early adopters" ayant souscrit au TAP. Il était donc temps que je prenne un peu de temps pour vous en parler avant sa sortie officielle annoncée le 12 mai. Mais fidèle aux principes de ce blog, il n'était pas question pour moi de le faire tant que je n'avais pas vécu un peu de temps avec. Voici donc mon retour d'expérience après plus d'un mois d'utilisation au quotidien de la beta 2.  Notez tout de suite que mon but n'est pas d'être exhaustif sur les nouveautés que contient cette version, je m'intéresserais ici uniquement à ce qui est utile à mon usage quotidien.

Une installation prudente

Bon, pour être honnête j'ai un peu triché car par prudence, j'ai choisi de conserver la version d'Office 2007 qui était déjà installée sur mon poste. C'était d'ailleurs une précaution inutile car je n'ai jamais eu à lancer une application Office 2007 à cause d'un problème (plantage ou incompatibilité) sur sa version 2010.

La bonne nouvelle avec Office 2010 est qu'il est disponible en 64 bits. Non pas que je manipule des tableaux Excel de grande taille qui nécessitent 64 bits mais puisque ma nouvelle machine est une machine 64 bits, je me suis dit naïvement que ce n'est pas plus mal de pouvoir disposer d'une version 64 bits d'Office 2010.

Hélas, impossible de bénéficier du 64 bits car en plus des applications de base d'Office 2007, j'ai décidé de garder Project, SharePoint Designer et Visio et la cohabitation de ces applications semble impossible avec les versions 64 bits comme le montre le message suivant auquel j'ai eu droit. Je n'ai pas bien compris les raisons de cette incompatibilité mais bon tant pis

Collection printemps/été 2010 d'Office

Première chose qui change dans Office 2010: son look général. Il est d'ailleurs rare que Microsoft sorte une version de produit qu'on ne puisse par reconnaître au premier coup d'œil ! Et pour Office 2010 c'est d'abord les différents icônes qui ont été redessinés. La tendance 2010 est aux couleurs plus prononcées avec la première lettre du nom de l'application en son centre. Seul l'icône SharePoint change de couleur mais il faut dire que le produit est assez différent en version 2010.

Le "spash screen" des applications a également été redessiné. Il est plus épuré et s'affiche sur un fond uniformément blanc quelque soit l'application. Petite nouveauté, il affiche les différentes étapes du démarrage de l'application et intègre un bouton de fermeture de l'application (au cas où vous auriez lancé la mauvaise).

Une fois l'application lancée, on reste dans un environnement familier: on retrouve le ruban d'Office 2007 mais qui là aussi a été "épuré". Plusieurs cadres ont disparus et le ruban est désormais sur fond blanc au lieu de reprendre la couleur du thème Windows. Voir ci-dessous la comparaison "face à face" (Office 2007 en haut, Office 2010 en bas - cliquez sur l'image pour zoomer).

Autre changement ergonomique: le bouton Office en haut à gauche de la fenêtre (dont l'utilité restait probablement mystérieuse pour beaucoup d'utilisateurs !) s'est transformé en un véritable onglet "Fichier" plus visible et plus explicite.

Nous y reviendrons car c'est le point d'entrée de LA nouveauté de Office 2010, le "Backstage".

Dernier changement notoire dans le ruban, il est désormais "masquable". En effet, une petite flèche à droite permet de le faire disparaître et donc de gagner de la place en hauteur pour la visualisation du contenu de la fenêtre.

Dans ce mode, le ruban réapparaît lorsqu'on clique sur le nom d'un des onglets, juste le temps d'exécuter la commande à lancer. C'est pratique et cela fait ressembler le ruban à un menu comme du temps de… Office XP

Entrons maintenant dans les changements sur les deux applications qui me concernent le plus: Outlook et OneNote.

Outlook 2010

Outlook est probablement l'application pour laquelle le changement de look est le plus déroutant visuellement. Même si finalement le seul changement concerne la couleur de fond (aucune nouvelle zone n'apparaît dans la fenêtre principale) le passage généralisé au fond gris rend moins évidente la visualisation des mails. En tout cas de mon point de vue, le contraste était meilleur lorsque les différents cadres étaient colorés. Mais c'est probablement affaire de goût et d'habitude.

Grosse nouveauté d'Outlook 2010, le regroupement de mail. Une seule ligne est désormais affichée pour un ensemble de mails ayant le même objet (y compris les réponses bien sûr). Cela donne une vision plus synthétique et permet d'avoir instantanément et au même endroit tous les mails traitant d'un même sujet. Très pratique lorsque vous êtes longtemps déconnecté de votre messagerie et que vous ratez une conversation animée !

Très pratique également pour les avis de réunions. Que ce soit pour les avis de réunions répétés ou lorsque vous envoyez un avis de réunion et que vous recevez individuellement les réponses des participants:  une seule ligne regroupe désormais tous les éléments.

Il faut noter également que les propriétés (catégorie et suivi) peuvent être positionnés au niveau du regroupement et vont s'appliquer à tous les éléments.

Même s'ils ne contrebalancent pas ses avantages, le regroupement a néanmoins deux effets pervers. D'abord il entre en conflit avec le classement chronologique: vous pourrez être perturbé de voir un mail "changer" d'emplacement dans votre boite parce qu'il fait partie d'un regroupement qui vient d'être mis à jour. Ensuite parce qu'il rend encore plus énervant les mauvais usages de la messagerie, en particulier les gens qui laissent vides le champ "Objet" du message. Dans ce cas, Outlook propose un regroupement hétéroclite qui est assez perturbant et qu'on ne peut empêcher.

Autre nouveauté d'Outlook, la possibilité de voir d'un coup d'œil l'historique de vos échanges. En effet, une zone sous le contenu du message fait apparaître automatiquement l'ensemble des échanges que vous avez eu avec un interlocuteur (mails, réunions, pièces jointes, …).

Mieux: cette fonctionnalité est "prête pour les réseaux sociaux" car elle intègre également un onglet "Mise à jour d'états" qui devrait afficher les changements d'états de votre interlocuteur dans son outil de réseau social. Ainsi l'appui sur le bouton "Ajouter" de la capture d'écran précédente vous permet de configurer le compte de cet utilisateur dans vos "réseaux d'amis en lignes".

On pense évidemment à FaceBook, Twitter, voire Yammer ou Newsgator mais cela se limite pour l'instant à SharePoint 2010 et je n'ai pas eu l'occasion d'en tester l'intégration.

En tout cas, cela annonce clairement que Outlook veut se positionner comme un client universel: mail, flux RSS (depuis Outlook 2007) et maintenant réseaux sociaux !

Autre petite nouveauté d'Outlook 2010 pour améliorer la productivité, la zone "Actions rapides". L'idée est de créer des actions qui vont en un clic permettre de déclencher un traitement composé (marquer comme lu + déplacer dans un dossier + changer le suivi, …). Cela peut être pratique même si pour ma part je me contente généralement du déplacement dans un dossier.

Outlook 2010 n'est pas exempt de reproches. Il semble par exemple avoir des difficultés avec la gestion du mode déconnecté ou avec un réseau en débit limité. Dans ce cas j'ai droit régulièrement à des gels inexpliqués de plusieurs secondes ou à l'apparition d'une popup d'attente particulièrement énervante. Attendons la version définitive pour voir si cela persiste.

OneNote existe enfin

OneNote a fait l'objet d'un véritable lifting . Il faut dire qu'il était le parent pauvre d'Office 2007 car il était une des rares applications Office 2007 à ne pas avoir droit au ruban (voir ci-dessous).

C'est désormais chose faite en version 2010 même si par défaut il s'affiche "masqué". Là aussi, les couleurs des zones ont été épurées.

Première nouveauté: OneNote 2010 limite le nombre de sections visibles simultanément. Il affiche ainsi les 5 premières et propose un regroupement pour les suivantes. Un simple clic sur le regroupement permet d'afficher une section masquée.

Une nouveauté pratique de One Note 2010: la possibilité de l'"Ancrer au bureau". Dans ce mode, il devient un élément fixe du bureau qui est toujours visible même lorsque vous mettez une fenêtre en plein écran (on voit d'ailleurs que même les gadgets sont déplacés). Un mode assez intéressant pour faire de la prise de note.

Autre nouveauté, la possibilité de "Rechercher des indicateurs". Comme son nom l'indique cela permet de lancer une recherche sur l'ensemble de ces petits éléments  dont on ponctue généralement ses notes mais qui restaient jusqu'à présent purement visuels.

La dernière nouveauté fondamentale (mais invisible) de OneNote 2010 et son mode de commercialisation. OneNote fait en effet partie du package de base d'Office 2010 ce qui veut dire que vous pouvez l'utiliser en achetant n'importe quelle version d'Office. Avec Office 2007, il fallait acquérir la version la plus chère d'Office 2007 (intégrant notamment InfoPath !) pour en disposer. Microsoft met ainsi au premier plan un outil qu'il a injustement délaissé jusqu'à présent selon moi.

Et à part ça, quoi de neuf ?

Quelques autres nouveautés sympathiques en vrac que j'ai découvert au fur et à mesure de mes usages.

Vu dans Word 2010, la possibilité d'afficher un onglet de navigation suivant le plan du document. Auparavant, il fallait revenir à la table des matières pour naviguer. Tellement évident qu'on se demande pourquoi cela n'existait pas avant !

Vu dans PowerPoint 2010, la possibilité d'insérer une capture d'écran en un clic. C'est très simple: le ruban affiche une prévisualisation des applications ouvertes et un simple clic sur celle qui vous intéresse insère la capture de toute la fenêtre en tant qu'image qu'il vous suffit ensuite de "Rogner". La fonctionnalité est accessible dans toute la suite Office de la même manière. Je préfère quand même la capture OneNote qui est plus sélective.

Vu dans Excel 2010, la possibilité de récupérer un document que vous n'avez pas sauvegardé. Apparemment, un "Brouillon" est enregistré automatiquement. Pour être franc, je n'ai pas trouvé l'endroit où il était  et l'aide n'est pas encore disponible sur ce point. Mais l'idée est bonne.

Dans les coulisses d'Office 2010

Impossible de parler d'Office 2010 sans parler de "Backstage" qui est la fonctionnalité la plus mise en avant dans la communication Microsoft.

Pour comprendre le principe de "Backstage", il faut revenir à la naissance d'Office 2007.

Office 2007 a été une véritable révolution dans la suite Office puisqu'il a été la première version qui a repensée de manière radicale la manière d'accéder aux fonctionnalités du produit. Jusqu'à présent, Microsoft se contentait d'empiler des nouvelles fonctions en encombrant les menus ou les boites de dialogue. Avec l'apparition du ruban Office 2007, Microsoft a pris le risque de désorienter ses utilisateurs en faisant disparaître le menu et les habitudes que les utilisateurs avaient pris depuis de nombreuses années.

Mais si le ruban Office 2007 permet d'organiser les fonctionnalités de manipulation du contenu du document, il ne simplifie pas les fonctionnalités permettant de communiquer avec l'extérieur du document (enregistrement, impression, publication, droit d'accès, …). C'est pour simplifier l'usage de ces fonctionnalités qui concernent "les coulisses"  d'un document qu'Office 2010 a créé le Backstage.

Comme je l'ai écrit ci-dessus, le Backstage se présente concrètement comme un nouvel onglet "Fichier" dans le ruban. Il regroupe toutes les fonctionnalités qui étaient précédemment derrière le bouton Office. L'ouverture du Backstage masque tout le contenu du document ce qui lui laisse beaucoup de place, le Backstage est donc très "visuel": gros boutons, nombreuses explications, …

On le voit ci-dessous avec l'onglet "Informations" sur le document:

ou ici avec l'onglet "Partager":

C'est encore plus évident avec l'impression. L'onglet affiche directement un aperçu avant impression (qui d'ailleurs n'existe plus ailleurs) et permet avec des gros boutons de paramétrer de manière intuitive chacune des options. Il propose également par défaut l'imprimante qui est disponible et pas celle par défaut (merci Laurent).

Sans être révolutionnaire le Backstage apporte réellement une meilleure ergonomie pour manipuler le document.

Voilà qui termine ce premier aperçu d'Office 2010. Je le compléterais probablement au fur et à mesure de mes découvertes.

En conclusion, si le passage d'Office XP à Office 2007 est généralement une opération traumatisante pour les utilisateurs non accompagnés, le passage d'Office 2007 vers Office 2010 devrait se faire de manière tout à fait naturelle.

En fait, à l'image du Backstage, on a même l'impression qu'Office 2010 est simplement une version plus aboutie d'Office 2007 !